教育機関や企業向けの業務効率を向上させる新ツールが登場

業務効率化を実現する新ツールのご紹介

教育機関や企業におけるMicrosoft 365（MS365）の利用が広がる中、特にSharePointの活用が注目されています。しかし、ユーザー数の増加に伴い、フォルダ作成や権限設定といった管理業務が次第に煩雑化し、作業ミスによるタイムロスが問題視されるようになっています。これに対処するため、株式会社メディアフュージョンが新たにリリースしたのが「SharePoint DocLib一括管理ツール（拡張版）」です。

このツールは、教育機関や企業、自治体向けに、数万ユーザー規模のフォルダ作成や権限設定を高速で実行できることが特徴です。

1. 処理スピードと安定性

独自の超並列処理エンジンを搭載するこのツールは、API制限に抵触することなく、多数のユーザーに対して迅速に処理を完了させる能力を持っています。
具体的には、数千件に及ぶフォルダの作成やアクセス権の設定も短時間で行えるのです。また、Azure連携による高速化オプションを利用すると、1万件のユーザーに対してデータの書き込みやファイル配布を約30分で完了させることができます。これにより、大規模な大学のeポートフォリオや全社員向けの人事評価もスムーズに進めることが可能です。

2. ノーコードによる業務フロー構築

さらに、「アクショングループ」機能を使うことで、ノーコードで業務フローを定義することができます。これにより、フォルダ作成や権限付与、ファイルのコピーなどを自由に組み合わせて効率的に業務を自動化できます。たとえば、人事考課やeポートフォリオに関する複雑なフローもノーコードで実現可能です。

3. 安全なロールバック機能

万が一のエラーが発生した場合でも安心です。「ロールバック機能」により、一括で行った操作をボタン一つで元の状態に戻すことができます。これにより、管理者の心理的負担が大幅に軽減されます。

課題解決の背景

Microsoft 365のSharePointを用いたデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進にあたり、大規模組織での運用に直面する課題は多くあります。その中で特に注目されるのが、フォルダ配布や権限設定のミス、API制限による処理の中断です。
このツールは、これらの課題を解決するために「高速化」「自動化」「巻き戻し可能」をテーマに設計されています。これにより業務担当者は本来の業務に集中できるようになります。