複合機導入時の重要ポイント！紙書類の電子化ニーズ調査結果

株式会社ベルテクノスが運営する法人向けOA機器サービス「OFFICE110」が、2022年のデータを基に紙書類の電子化に関するニーズを調査しました。この調査では、複合機やコピー機のスキャン機能についての新たなインサイトが得られています。

調査の背景

複合機の選定にあたっては、従来の印刷やコピー、FAX機能だけでなく、スキャン機能も重要なポイントです。業務上のニーズに応じて、「紙の書類をPDF化したい」「スキャンデータを共有したい」といった具体的な要望が多く寄せられています。特に、契約書や請求書、図面など多くの書類を扱う企業では、スキャン機能の導入後の運用設計が不可欠です。これにより、電子化の効果を最大化することができます。

調査結果の概要

調査の結果、新規問い合わせ851件のうち、スキャンに関する相談が71件（8.3%）であることが確認されました。この結果は、企業が複合機導入時に、スキャン機能の有無に興味を持っているだけでなく、紙書類をデジタル化しての活用方法についても関心が高いことを示しています。

実際の問い合わせ内容では、多くの企業がただスキャンできる機種を探しているのではなく、スキャンしたデータをどのように保存し、社内でどのように共有するかを具体的に確認するニーズがあることがわかりました。

スキャンに関する具体的なニーズ

相談内容を分析したところ、以下のようなニーズが浮かび上がりました：

- 紙を減らしたい: 重要書類をデジタル化し、利便性を向上させたい。
- 保存先の選定: スキャンデータの保存先として、パソコン、共有フォルダ、クラウドのどれがベストかを理解したい。
- 社内共有の実現: 複数の人が同じデータにアクセスできるシステムを構築したい。
- 設定に関する不安: ネットワーク環境や端末との適合性を確認し、スムーズに運用できるか心配している。

これらのニーズを踏まえると、スキャン機能の相談は単なる機能確認にとどまらず、運用設計の相談に発展しています。スキャン機能が有益であるためには、エンドユーザーのニーズに即した運用設計が求められます。

企業担当者への提言

今回の調査から、スキャン機能はただ「付いていればよい」ものではないということが浮かび上がりました。導入前に、どの書類をデジタル化するのか、どこに保存するのか、誰がアクセスするのかを明確に整理することが重要です。これにより、導入後に「思っていたのとは違った」というミスマッチを防ぐことができ、実際の業務に活かすことができます。

また、企業がスキャン機能付き複合機を選ぶ際には、保存先や共有方法、ネットワーク環境についても評価し、運用面での不安を解消しておく必要があります。最近のIDや権限設定に関連するトラブルを防ぐためにも、事前に確認しておくことが大切です。