解決策はシステム連携！kintoneと電子契約の課題を追う

kintoneと電子契約の連携不足が生む課題

トヨクモ株式会社が実施した「kintone利用企業における契約業務の実態調査」によって、仕事の効率化を目指す企業が抱える新たな問題が浮き彫りになりました。特にkintoneと電子契約サービスを併用しながらも連携ができていない企業では、業務が逆に煩雑になり、生産性が低下している状況が明らかになりました。この調査は、106名の企業担当者を対象に、ツールが抱える課題とその影響を分析しています。

調査から見えた生産性のパラドックス

調査によると、約4割の担当者が情報を確認する際、二重チェックを強いられていることが分かりました。また、23.6%が不安を覚えExcelなどの手動管理を併用しているという結果も出ています。この結果は、システムの導入が必ずしも業務の効率化につながっていないことを証明しています。

情報の見えない壁

kintoneと電子契約の間に見えない壁が存在し、その結果、41.6%の担当者が月数回以上二重確認を行っているというデータが示されています。この確認作業は単なる手間にとどまらず、業務上のボトルネックとなっているのです。このような状況では、情報の整合性が損なわれ、法務リスクが増大します。

深刻化するシャドーIT問題

さらに深刻な問題として浮かび上がったのは、4人に1人がExcelへの逆戻りを余儀なくされているということです。これは公式な管理方法から外れた「シャドーIT」の状態を生み出し、データが分散されるリスクを高めています。デジタル化が進む中、ローカルな管理方法に戻ることはDXの逆行とも言えます。

情報の不整合が法務ガバナンスに影響

最大の課題は、どのデータが最新であるのかが不明な状態が続くことです。約50%の担当者がこの点にストレスを感じており、その影響で誤った情報を参照するリスクが高まっています。実際、46.6%の担当者はシステムの一元化を求めており、確認の時間を減少させることや、ミスを防ぐための支援を強く期待しています。

DXの進化は「統合」にあり

この調査からは、単にツールを導入するだけではROIが最大化されないという重要なメッセージが得られます。特に契約業務においてデータの分断は致命的であり、kintoneの連携サービスであるPrintCreatorのようなソリューションを活用することで、「契約締結から管理までを一元化」することが求められています。