汎用予約システム「otetsuzuki」が新機能を搭載しサービス向上

汎用予約システム「otetsuzuki」の進化

シフトプラス株式会社が展開する汎用予約システム「otetsuzuki」は、自治体業務の効率化と住民サービスの向上を目的に、便利な新機能を5つ搭載しました。これにより、利用者と職員の負担を大幅に軽減し、よりスムーズなサービス提供が可能になります。

新機能の詳細

1. 仮予約機能

新たに追加された仮予約機能は、電話や窓口での予約時に必要最低限の情報だけで予約枠を確保できるものです。これにより、利用者は重要な日時を逃すことなくスピーディーに手続きを行えるようになります。従来の煩雑な入力作業から解放され、職員も迅速な対応が可能になるため、両者にとって非常にメリットが大きい機能です。

2. 予約キャンセル理由機能

キャンセル時に理由を記入する欄が追加され、必須項目設定も可能になりました。これにより、無断キャンセルを抑制するとともに、収集したデータを元にサービス向上を図ることができます。これまで以上に、運営側が利用者のニーズに応えるための手がかりを得られる仕組みが整いました。

3. 予約手続きの再決済機能

予約の変更があった場合には、新たに自動的に返金処理や再決済依頼を行うことができ、これにより職員の負担を軽減します。手作業での面倒な処理が不要になるため、時間の節約にも繋がります。これは非常に革新的な機能と言えるでしょう。

4. 予約添付ファイル一括出力機能

「予約受付一覧」画面から、申請書類の添付ファイルを一括でダウンロードできるようになります。この機能により、複数の予約に関連する書類をまとめて出力でき、業務の効率化が図られます。書類確認に要する手間を減少させることができるため、職員の負担も軽減されます。

5. リマインドメール送信日設定機能

最後に、予約リマインドメールの送信日を設定できることで、最適なタイミングでのリマインドが可能になります。乗り遅れやドタキャンを防ぐ手助けをすることで、全体の予約率も向上し、施設のスムーズな運営に貢献します。

導入効果と今後の展望

「otetsuzuki」の新機能は、窓口や電話対応の効率化、予約管理の質向上、会計処理の簡素化など、多岐にわたる効果を生み出します。シフトプラスは、今後も自治体業務がより円滑に進むよう、さらなる改善・進化を目指していきます。新機能についての質問やデモに関しては、ぜひお気軽にシフトプラスへお問い合わせください。