公益社が誇る業界初のDXシステムでお別れの会を改革！

公益社が提供するお別れの会のDX化

株式会社公益社は、企業や団体が開催する「お別れの会」の運営を大幅に効率化するための『オンライン参会者管理システム』を導入しました。このシステムは、出欠確認から来場者管理までを一元管理し、主催者の業務負担を大きく軽減する機能を備えています。

お別れの会の業務負担

お別れの会は、企業の総務や秘書役にとって非常に大きな負担がかかる業務です。突然の開催決定に対処する必要があり、さらに参加者の出欠管理や受付業務も同時に進行しなければなりません。従来は手作業で行っていたため、時間がかかる上に人手も多く必要でした。
実際、手動で集計したデータや紙の招待状から出欠を確認する方法では、効率性が極めて低く、不安定な側面もありました。

そのような課題を解消するために設計されたのが、公益社による『オンライン参会者管理システム』です。既に多くの企業に導入され、高い評価を受けています。

システムの主な特徴

このシステムには、主に以下の3つの特徴があります。

1. クラウド管理によるリアルタイム集計

ウエブ上で出欠情報を即座に分かち合え、参加者の動向をリアルタイムで把握することが可能です。
特にVIPや重要な取引先の来場状況を即時に通知する機能は、多くの担当者から好評を得ています。
「出欠状況がタイムリーに把握でき、役員からの急な確認にも即レスできるようになった」という声も寄せられています。

2. QRコード受付

招待状に記載されたQRコードをスキャンするだけで受付が完了します。これにより、紙のリストを照合する必要がなくなり、スタッフの業務負担が軽減されます。
「来場者の状況をスムーズに把握できるため、集計スタッフの人数を減らすことができた」との感想も。

3. オンライン登録機能

出欠確認から来場まで、全てオンラインで完結できるため、迅速な情報管理が実現されます。
その結果、高い回答率も実現されており、実際に「紙の返信ハガキと比べ、約1.6倍の応答率を達成した」とのデータもあります。このように、情報をリアルタイムで管理できることで、運営がスムーズになります。

システム導入の効果

このシステムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

- 受付業務の効率化: QRコードを使用し、スムーズな受付を実現。
- リアルタイムな参会者管理: クラウド上で即座に出欠状況を確認可能。
- 重要な参会者の把握: VIPや重要人物の来場状況をリアルタイムで通知。
- 運営コストの削減: 返信ハガキなどの郵送費、人件費を削減。

公益社は90年以上の歴史を持ち、信頼できる葬儀社としての基盤を厚くしています。
『オンライン参会者管理システム』を通じて、故人を偲ぶ大切な時間をより充実させる支援を行っています。
このシステムはPC、タブレット、スマートフォンに対応し、特別な機材は必要ありません。
初めてお別れの会を運営する方でも安心してご利用いただけるよう、専用のサポートセンターを設置し、手厚い運営サポートを提供しています。