自治体の公文書管理のデジタル化進展と課題の調査結果を発表

公文書管理のデジタル化進展と自治体の現状

一般社団法人日本経営協会が、2025年11月から2026年1月にかけて実施した「地方自治体における公文書管理のデジタル化に関する調査」の結果が発表されました。この調査は、全国の1,788自治体を対象に行われ、934自治体から有効な回答が寄せられました。調査の目的は、自治体における公文書管理のデジタル化の進捗状況や直面している課題を明らかにすることでした。

公文書管理システムの導入状況

調査結果によると、約69％の自治体が既に文書管理システムを導入しており、特に2020年以降の導入が多く見られました。これは、コロナ禍の影響でデジタル化が急速に進んだことも一因と考えられます。注目すべきは市町村の多くが、特に小規模な市や町でも文書管理システムの整備を始めている点です。これに対し、都道府県の多くは早くからシステムを導入しており、自治体の規模によって導入のタイミングに差があることが分かりました。

紙文書保管の課題

一方、多くの自治体が抱える課題として紙媒体の公文書保管スペースの不足が浮き彫りになりました。調査で「早急な対策が必要」と回答した自治体は65.2％に達し、9割以上の自治体が何らかの問題を抱えている状況です。この問題は特にコストや情報漏洩といったリスクへの懸念から外部書庫の利用が進まない一因になっています。

デジタル化推進に必要な支援

公文書管理のデジタル化をさらに推進するためには、国による法令整備や人材育成が重要です。調査によれば、法令や制度の明確化が求められており、具体的にはデジタル媒体の公文書の証拠性についての整備が57.5％で最も高いニーズとなりました。また、自治体職員のスキル向上や成功事例の共有が必要だとする声も多く、これに対する支援を望むものが51.5％でした。

まとめ

日本経営協会の調査は、自治体の公文書管理デジタル化の進捗と直面する課題を浮き彫りにしました。デジタル化は進展しつつあるものの、紙媒体の管理負担や保管スペースの問題、そして法令整備と人材育成の必要性が明らかになりました。これらの課題を解決するために、今後の自治体や国の施策に期待が寄せられます。この報告書の全文は、日本経営協会の公式サイトで公開されていますので、興味のある方はチェックしてみてください。

参考リンク: 日本経営協会調査結果報告書

この報告書は、日本経営協会が企業や自治体の経営課題を把握するために行った調査結果であり、社会に広く提供することで、組織運営や人材マネジメントの理解を深めることを目指しています。