文書管理の新時代！自動抽出AIで業務効率化を実現する「楽々Document Plus」

文書管理の新時代！「楽々Document Plus Ver.6.8」の魅力

住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス） Ver.6.8」は、文書管理システムにおける新たな進化を象徴しています。8月29日から販売が開始されたこの最新版では、生成AIと連携し、ファイルを指定フォルダに置くだけでその中身から属性情報を自動的に抽出する機能が搭載されました。これにより、手動でのデータ入力の手間が大幅に減少し、作業効率が飛躍的に向上します。

自動属性入力機能の詳細

この「属性自動入力」機能は、複合機でスキャンした電子ファイルやExcel、Wordファイルを、あらかじめ指定したフォルダに保存するだけで利用できます。生成AIがファイルの内容を分析し、必要な属性情報（取引先名や日付、金額など）を自動で抽出してくれます。この機能を使用することで、従業員は登録のための労力を大幅に削減でき、重要な業務に集中することが可能になります。

さらに、生成AIは複雑な設定を求めず、自動的に適切な情報を取り出します。追加の条件がある場合は、「抽出ヒント」を用いて特定のフォーマットに沿った情報を取得することも可能です。たとえば、「会社名は'(株)'の形式で抽出する」というシンプルな指示を使うことで、独自のニーズに応じたデータ処理ができます。

自動属性入力の活用シーン

この機能は、日々の業務に大いに貢献します。たとえば、請求書や見積書などのファイルを指定フォルダに移動させるだけで、日付や取引先名といった属性情報が自動で登録されます。また、登録後はこの属性情報を使って迅速なフィルタリングが可能であり、従来の業務フローを大幅に改善します。特に、電子帳簿保存法（電帳法）に対応したデータ管理も実現しています。

生成AIによるファイル要約機能

もう一つの注目ポイントは、ファイル要約機能です。文書詳細画面からAI-Chat画面を立ち上げ、要約ボタンをクリックするだけで、生成AIにより文書の要約を行えるという手軽さがあります。この機能は、複数のファイルを同時に要約することもできるので、特定の情報を短時間で把握する際に非常に役立ちます。

例えば、新しい社内規程に関連する文書が配布された場合、全体をしっかりと読むのは手間ですが、要約機能を使うことで自分に関連する重要な情報のみを迅速に理解できます。このようなシーンは日常業務において、時間を節約する上で大いに役立ちます。

将来的な展望とウェビナー案内

楽々Document Plusは、今後も文書管理システムや情報共有システムのニーズに応えるべく、さらなる機能の拡充を目指して開発を続けていく予定です。また、これらの新機能を活用したウェビナーも開催しており、業務効率化に向けた具体的な方法や活用シーンについてわかりやすく紹介しています。興味のある方はぜひ参加してみてください。