アルティウスリンクが挑むDX化！障がい者雇用から生まれた印刷業務の改革

アルティウスリンクが挑む業務のデジタル化

アルティウスリンクは、近年のデジタル技術を活用し、業務の効率化を目指しています。特に、障がい者雇用を専門に扱う「事務サポートユニット」において、印刷業務の改革に取り組んでいます。これは、従業員が自ら提案を行い、主体的に業務を改善する姿勢から生まれた新たな挑戦です。

取り組みの背景

「事務サポートユニット」では、事務や庶務業務のみならず、印刷や社内便の取り扱いも行っております。2016年の設立以降、障がい者雇用に力を入れ、職場定着の支援やチューター制度の導入など多岐にわたる取り組みを実施していますが、業務の効率化は今回が初の試みとなります。
今回の取り組みの背景には、「注文者の利便性を向上させたい」という強い想いがあります。従来の印刷業務では、Excelを使用した注文書の記入が煩雑で、頻繁に誤入力が発生し、注文内容の確認や修正に非常に手間がかかる状況でした。そのため、印刷不備が起こることも少なくありませんでした。

これらの課題を克服するため、メンバー間で「Power Automate」を利用し、注文者がより簡単に依頼できる仕組みを整えようという提案がありました。
これが印刷チームでの業務効率化に向けた取り組みのきっかけです。

研修と新運用の展開

業務改善に向けた新たな挑戦を進める上で、まずチームメンバーが目的を理解し、納得の上で業務に取り組むことが重要です。そのため、チームでは2025年度の目標を「DX化に貢献できるように考えること」と定め、新しい挑戦に対する意義を共有しました。このような前向きな雰囲気作りが、チーム全体のモチベーションを高める助けになりました。

さらにメンバーの経験や知識を最大限に活かすことも意識しており、今回の取り組みはHさんが中心となり、NさんがITツールに関する知見をもとにサポートを行いました。二人の協力によって、運用方法の開発や新しい注文書の作成を行い、他のメンバーへの研修準備も進めました。

約3か月の準備期間を経て実施された研修では、全メンバーが「Power Automate」を使いこなすことを目的に、実践的に学ぶ機会を設けました。講師陣はHさんがメインを担当し、Nさんがサポートを行いながら、参加者一人ひとりの理解を深めるよう努めました。

最初に「Power Automate」の基礎を紹介した後、実際の業務に即したフローを作成しました。時にはエラーに直面する場面もありましたが、Nさんがしっかりとフォローし、全員で工程をクリアしていきました。プロセスが正常に動作した際は、自然と拍手が起こるなどの盛り上がりも見せました。

研修の締めくくりとして小島ユニット長からのメッセージもあり、「この研修を通じて”自動化できる業務はないか”という気づきを得てほしい」との励ましの言葉がありました。HさんとNさんに向けた感謝の拍手によって、研修は幕を閉じました。

新たな運用方法の導入

8月から、いよいよPower Automateを活用した新たな運用がスタートしました。初めは注文数が多い商品から導入し、少しずつ成果を上げています。利用者からは「入力が簡単でスムーズになった」「納品も早くなった」という好評の声が寄せられ、他の商品にもこの新運用を広めてほしいとの期待も高まっています。

10月以降はさらに新運用の対象商品を拡大していく計画です。印刷業務以外でもこの波を広げるための新たな手を考えています。事務サポートユニットのDX化の挑戦は、始まったばかりです。

管理者のコメント

管理者からは、「普段から意見を出しやすい環境を作り、アイデアの実現に向けて共に考えることが重要です」とのコメントがありました。事務サポートユニットでは、面談によって各メンバーと丁寧に向き合う時間を大切にしています。このような対話を通じて、チームメンバーの特性を理解し、各自のスキルを最大限に活かした業務推進を行っています。
Hさんの提案が今回の取り組みのきっかけとなり、メンバー全員が新たな挑戦を共有することで、次のステージへと進んでいくことでしょう。

アルティウスリンクは、今後もDE&I（ダイバーシティ・エクイティ＆インクルージョン）の理念を推進し、従業員の活躍や職場の取り組みを広く発信していきます。